定例会は、本当に必要か？
ITプロジェクトやシステム運用の現場では、さまざまな定例会が設定されます。
進捗定例、課題管理定例、ベンダー定例、部門間定例、運用定例。
会議体があることで、報告の機会が生まれ、相談もしやすくなり、関係者間の認識も揃えやすくなります。
一方で、目的が曖昧なまま続いている定例会は、参加者全員の時間を消費するだけの場にもなります。
大事なのは、定例会をやるか、やらないかではありません。
その会議体が、何に貢献しているのかを見極めることです。
定例会が有効な場合
定例会が有効なのは、たとえば次のような場合です。
- 報告の粒度や品質を揃えたい
- 経験の浅いメンバーに定期的なフィードバックが必要
- 早めに課題を発見し、軌道修正したい
- 複数部門・複数ベンダー間で認識合わせが必要
- 相談しやすい場を意図的に作りたい
- タスクや判断の履歴を残したい
- チームとしての帰属意識を保ちたい
特に、メンバーのスキルやアウトプットにばらつきがある場合、定例会は有効です。
定期的に状況を確認することで、考えを整理する機会が生まれます。
また、経験者から助言を受けることで、手戻りを防ぎやすくなります。
定例会を見直すべき場合
一方で、次のような定例会は見直す余地があります。
- 毎回、報告内容がほとんど同じ
- 会議で判断することがない
- 参加者の多くが聞いているだけ
- 書面報告やチャットで代替できる
- 課題があれば個別に相談できる状態になっている
- スキルの高いメンバーが多く、自律的に進められる
会議は、参加者全員の時間を同時に使います。
30分の会議でも、10人が参加すれば合計5時間です。
その時間に見合う成果がなければ、会議体としては見直すべきです。
判断基準は「目的」と「代替手段」
定例会を残すか、減らすか、なくすかを考えるときは、次の問いが有効です。
この会議は、何のために存在しているのか。
その目的は、会議でなければ達成できないのか。
進捗共有が目的なら、書面報告で足りるかもしれません。
相談が目的なら、必要なときに個別相談する形でもよいかもしれません。
帰属意識の維持が目的なら、毎週の業務定例ではなく、月1回の振り返りのほうが合う場合もあります。
つまり、定例会そのものを目的にしないことが重要です。
おわりに
定例会は、悪いものではありません。
進捗報告、相談、認識合わせ、履歴化、帰属意識の維持など、必要な役割があります。
ただし、すべての定例会が必要なわけではありません。
必要な会議体は残す。
書面で代替できる報告は軽くする。
目的が曖昧な会議は見直す。
会議体を見直すことは、単に会議を減らすことではありません。
チームが本当に時間を使うべき判断・相談・認識合わせに集中するための整理です。
中山研究所株式会社では、ITプロジェクトやシステム運用における会議体、役割分担、課題管理、判断基準を整理し、現場が継続的に前に進める状態づくりを支援します。